Zwei Kinder sitzen am Schreibtisch mit Laptops und Taschenrechnern

Facts & Views: Die E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung

Die Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
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Definition Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Eine elektronische Rechnung erlaubt einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch.

Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

  1. Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und
  2. Das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.

Eine lediglich elektronisch versendete Rechnung – beispielsweise eine Rechnung, die als PDF an eine E-Mail angehängt ist und ausschließlich unstrukturierte Daten enthält – wird nicht als elektronische Rechnung verstanden. Denn der Rechnungsempfänger kann unstrukturiert empfangene Rechnungsinhalte nur mit zusätzlichen Zwischenschritten (z. B. Texterkennung über Optical Character Recognition) in seinen Systemen digital weiterverarbeiten.

Rechtlicher Hintergrund

Ein bedeutender Treiber für die E-Rechnung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese hat zum Ziel, den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes durch die elektronische Rechnung zu stärken. Zunächst verpflichtete sie öffentliche Auftraggeber auf Ebene von Bund und Ländern sukzessive dazu, bis spätestens zum 18. April 2020 elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Von besonderer Bedeutung: Mit der E-Rechnungverordnung (ERechV) werden auch alle Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen ab 27. November 2020 elektronisch zu stellen. Es ist daher zu erwarten, dass hiervon eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch zwischen B2B-Marktteilnehmern verstärkt auf die elektronische Rechnung gesetzt wird. Eine Vision für den europäischen Wirtschaftsraum sieht grenzüberschreitende digitale Ökosysteme vor, in dem private und öffentliche Organisationen unabhängig ihrer Größe bei geringen Transaktionskosten miteinander in Austausch treten können. Ein Stück des Weges bis zur Umsetzung dieser Vision mit medienbruchfreien Geschäftsprozessen und digitalisierten Wertschöpfungsketten ist allerdings noch zu gehen. Die Realität sieht nämlich bislang anders aus: Rechnungen werde immer noch größtenteils in Papierform erstellt und empfangen. Darüber hinaus verstehen immer noch viele Organisationen das einfache PDF als E-Rechnung, was in der Konsequenz dazu führt, dass lediglich ca. ein Fünftel der Unternehmen in Deutschland zum strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch fähig sind. (Bitkom 2018).