Arbeitskreis Digital Office Compliance
- Gremien Typ:
- Arbeitskreis
- Anwendungsbereich:
- Digital Office
- Informationen für Mitglieder:
- Mitgliederportal
Compliance bzw. Regelkonformität ist in der betriebswirtschaftlichen Fachsprache der Begriff für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in Unternehmen, aber auch von freiwilligen Kodizes. Compliance versteht sich als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, die auch alle Teilbereiche des Digital Office betrifft. Digital Office Compliance umfasst die Einhaltung sowohl gesetzlicher als auch unternehmensinterner Anforderungen bei der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Basis jeder Digital Office Compliance ist die Revisionssicherheit. Zu den Compliance-Anforderungen im Digital Office gehören hauptsächlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit, um nur einige Anforderungen an einen sicheren, Compliance-konformen Einsatz zu nennen. Wichtig ist, dass die Umsetzung von Compliance als ein dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst wird.
Themen
Ziele & Aktivitäten
Ziele:
- Begleitung von Gesetzgebungs-, Verordnungs- und Normierungsvorhaben
- Erarbeitung und Verbreitung von Sammlungen und Kommentaren zum Thema Compliance
- Praxisnahe Hilfestellungen für Anwender von Software Lösungen für das Digital Office
Aktivitäten:
- Erstellung von Publikationen, Leitfäden, Webinaren und Stellungnahmen
- Gegenseitiger Austausch zum Thema Compliance
- Umsetzung von Projekten vorrangig in Öffentlichkeitsarbeit / Marketing
- Pressearbeit, Messeauftritte, Durchführung von Konferenzen und AK-Meetings, Foren und Networking mit Anwendern
Themen
- Regeln zur Erfüllung einer Digital Office Compliance: Nationale, europäische Regeln und internationale Vorschriften
- Information Management- und Compliance Policies
- Compliance im E-Mail-Management und Datenschutz bei der elektronischen Dokumentenaufbewahrung
- Elektronischer Rechnungsaustausch
- Privacy by Design
- Besondere Anforderungen an die Digital Office Compliance durch die GoBD
Weitere Informationen
Aktuelle Ergebnisse:
- GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme (Version 2.0)
- eIDAS und der ECM-Markt - Elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste als Chance für die Digitalisierung
- E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis
- Elektronische Archivierung und GoBD - 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis
- Muster-Verfahrensbeschreibung zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege
- Wie Sie die DSGVO mit ECM-Lösungen praxisgerecht einhalten
Programm 2020:
Termine des Arbeitskreises:
- 19. März. Thema: IT-Sicherheit bei dokumentenbasierten Geschäftsprozessen
- 28. Mai. Thema: Rechtliche Veränderungstreiber im Digital Office
- 10. September. Thema: Rechtliche Veränderungstreiber im Digital Office
- Virtuelle Treffen werden bei Bedarf festgelegt
Vorsitzender: Stephan Greulich, DATEV eG
Stellvertretende Vorsitzende: Stefan Groß, PSP Peters Schönberger GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft; Jürgen Prummer, d.velop AG; Benedikt Dischinger, DocuWare GmbH
Weitere aktive Mitgliedsunternehmen: 1&1 De-Mail GmbH, comdatis it-consulting, Compario Media-Edition-Consult, d.velop AG, Easy Software AG, ELO Digital Office GmbH, GreeNova Services GmbH, Open Text Software GmbH, xSuite Group GmbH.