Compliance bzw. Regelkonformität ist in der betriebswirtschaftlichen Fachsprache der Begriff für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in Unternehmen, aber auch von freiwilligen Kodizes. Compliance versteht sich als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, die auch alle Teilbereiche des Digital Office betrifft. Digital Office Compliance umfasst die Einhaltung sowohl gesetzlicher als auch unternehmensinterner Anforderungen bei der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Basis jeder Digital Office Compliance ist die Revisionssicherheit. Zu den Compliance-Anforderungen im Digital Office gehören hauptsächlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit, um nur einige Anforderungen an einen sicheren, Compliance-konformen Einsatz zu nennen. Wichtig ist, dass die Umsetzung von Compliance als ein dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst wird.
Ziele & Aktivitäten
Ziele:
Begleitung von Gesetzgebungs-, Verordnungs- und Normierungsvorhaben
Erarbeitung und Verbreitung von Sammlungen und Kommentaren zum Thema Compliance
Praxisnahe Hilfestellungen für Anwender von Software Lösungen für das Digital Office
Aktivitäten:
Erstellung von Publikationen, Leitfäden, Webinaren und Stellungnahmen
Gegenseitiger Austausch zum Thema Compliance
Umsetzung von Projekten vorrangig in Öffentlichkeitsarbeit / Marketing
Pressearbeit, Messeauftritte, Durchführung von Konferenzen und AK-Meetings, Foren und Networking mit Anwendern
Themen
Regeln zur Erfüllung einer Digital Office Compliance: Nationale, europäische Regeln und internationale Vorschriften
Information Management- und Compliance Policies
Compliance im E-Mail-Management und Datenschutz bei der elektronischen Dokumentenaufbewahrung
Elektronischer Rechnungsaustausch
Privacy by Design
Besondere Anforderungen an die Digital Office Compliance durch die GoBD
Umsatzsteuer Clearance-Systeme im Kontext von elektronischen Rechnungen
