ECM in der Cloud – die wachsende Chance für den Mittelstand!

In der Vergangenheit herrschte auf dem IT-Markt noch rege Diskussion, doch inzwischen befürworten immer mehr Unternehmen das Arbeiten in und mit der Cloud.

Der Einsatz mobiler Devices nimmt stetig zu, sodass es heute bereits mehr internetfähige Endgeräte als Menschen auf der Welt gibt. Informationen wollen per Smartphone, Tablet und Laptop abrufbar sein. Diese orts- und zeitunabhängige Nutzung von Content ist es, welche Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) in der Cloud so attraktiv für Unternehmen machen. Der Cloud Monitor 2015 des Digitalverbands Bitkom und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG ergab, dass Unternehmen ab 20 Mitarbeitern zunehmend aufgeschlossener gegenüber der IT-Wolke sind, nimmt sie im Privatleben doch bereits einen wichtigen Stellenwert ein. Gerade in großen Firmen mit 500 und mehr Mitarbeitern zählt ECM als Cloud-Variante bereits standardmäßig zur IT-Ausrüstung. Die viel diskutierte Methode des Cloud-Computings wird hier als moderne und zukunftsorientierte Möglichkeit für ein effizientes Arbeiten in der digitalen Welt wahrgenommen.

Kleineren und mittelständischen Betrieben hingegen steht der konkrete Schritt in diese Form der Digitalisierung häufig noch bevor. Hier überwiegt die Unsicherheit gegenüber neuen Entwicklungen und den daraus resultierenden Konsequenzen. Softwareanbieter und Cloud-Befürworter müssen somit weiterhin aktiv Aufklärungsarbeit leisten. In diesem Zusammenhang sind folgende Aspekte relevant: Was bedeutet ECM in der Cloud und welche Möglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung für Unternehmen? Wie sicher ist die Auslagerung von Daten in ein Rechenzentrum und welche Vorteile bietet sie?

Die Möglichkeiten von ECM in der Cloud

ECM in der Cloud steht für die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten sowie die Einbindung in die vorhandenen Workflows. Da Arbeitsabläufe immer komplexer und vielschichtiger werden, steigen auch die Anforderungen an Softwaresysteme: Sie sollen die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und dabei möglichst intuitiv zu bedienen sein. Es wird ein besser vernetztes Unternehmen geschaffen, bei dem Anfragen in Echtzeit bearbeitet werden – auch arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig über mobile Endgeräte. Dies fördert die effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Kollegen sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

In diesem Zusammenhang kommen cloudbasierte ECM-Lösungen auch dem Bedarf nach, Dokumente, Bilder und Grafiken möglichst einfach speichern und mit anderen teilen zu wollen. Denn gerade bei einem größeren Datenvolumen greifen E-Mails zu kurz. Bisher vor allem für private Zwecke genutzt, gibt es Mitarbeiter, die auch im Unternehmenskontext immer häufiger meist kostenlose Speicherplattformen wie Dropbox nutzen. Internetangebote, die jedem (registrierten) User zur Verfügung stehen und keine lange Installationszeit benötigen. Im Gegensatz zu diesen sogenannten Public Clouds sind ECM-Anwendungen in der Cloud zwar ebenfalls sofort verfügbar, garantieren allerdings im Kontext von Geschäftsprozessen ein hohes Maß an Sicherheit. Überdies bieten sie auch Collaboration-Möglichkeiten, die über die digitale Ablage hinausgehen: Gemeinsam können die Dateien bearbeitet sowie nächste Arbeitsschritte definiert werden.

Themen