Cloud Computing ist eine Form der Bereitstellung von gemeinsam nutzbaren und flexibel skalierbaren IT-Leistungen durch nicht fest zugeordnete IT-Ressourcen über Netze. Idealtypische Merkmale sind die Bereitstellung in Echtzeit als Self Service auf Basis von Internet-Technologien und die Abrechnung nach Nutzung. Damit ermöglicht Cloud Computing den Nutzern eine Umverteilung von Investitions- zu Betriebsaufwand.
Clouds erleichtern viele ECM-Funktionen
Verbunden mit steigenden Anforderungen, z.B. an Performance, Zugriffsmöglichkeit und Datenschutz, nimmt der Software-Einsatz im Dokumentenmanagement kontinuierlich zu. Dies gilt sowohl im Hinblick auf die Abdeckung der verschiedenen betrieblichen Aufgabenbereiche (z.B. Finanzwesen, Vertrieb) als auch der erfassten Dokumententypen (gescannte Papierdokumente, E-Mails, Fotos, Zeichnungen). Diesem steigenden Bedarf an ECM-Lösungen steht neben den Anschaffungskosten vor allem die Komplexität der Software-Lösungen entgegen, der sich gerade mittelständische Unternehmen oft nicht gewachsen fühlen. Basis ECM-Funktionen wie Dokumentenmanagement/Online-Speicher werden durch die Cloud einer größeren Zielgruppe auch im B2C-Umfeld zugänglich. Der mobile Zugriff auf Daten/Dokumente zu jeder Zeit, von jedem Ort und von jedem Endgerät aus, ermöglicht die Einbindung in die Geschäftsprozesse des Unternehmens und stellt somit die Basis für einen modernen Arbeitsplatz dar.
Einsatz von Cloud-Lösungen wird zunehmen
In Teilsegmenten des ECM haben Cloud-Lösungen heute schon große praktische Relevanz für Unternehmen aller Größen und Branchen. Dies gilt z.B. für reine »Cloud-Speicher« (z.B. Dropbox), oft motiviert durch die Notwendigkeit zur dezentralen Bereitstellung von Dokumenten z.B. in Arbeitsgruppen/Teams und/oder die Flexibilität der Speicherkapazität. Gerade vor dem Hintergrund komplexer Unternehmensstrukturen (Multi-Site, Multi-Legal) verspricht der Cloud-Ansatz in größeren Unternehmen zudem erhebliches Potenzial zur Reduzierung des Administrationsaufwandes.
Es ist davon auszugehen, dass Cloud-spezifische Nutzungsbarrieren wie Datenschutz,Compliance und Performance/Netzverfügbarkeit , künftig immer weniger ins Gewicht fallen. Die derzeit noch relativ vorsichtige Haltung der Deutschen zur Cloud wird sich positiv verändern – spätestens dann, wenn die digital Natives in den Führungsetagen angekommen sind. Mittelfristig wird der Einsatz von Cloud-Lösungen im Spannungsfeld zwischen steigenden Anforderungen und effizientem Infrastrukturbetrieb auch für umfassenderes Dokumentenmanagement bei mittelständischen Unternehmen signifikant zunehmen.
