Wie kann man als Unternehmen geschäftskritische oder sensible Daten und Dokumente auch langfristig gegen unzulässige Zugriffe schützen? Welche rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Vernichtung gilt es zu beachten? Spätestens in Folge der NSA Affäre um Edward Snowden wurde bekannt, dass auf internationaler Ebene Mechanismen realer oder potenzieller Industriespionage existieren. Daher macht auch die Politik Druck für mehr Sicherheit von Unternehmensdaten: Compliance-Anforderungen machen Geschäftsführer und Vorstände haftbar, wenn sie keine Maßnahmen zur Sicherheit ihrer Unternehmensinfrastruktur ergriffen haben. Aber auch freiwillige Risikovorsorge sollte nicht vergessen werden: Unternehmen sind gut beraten, nicht nur für steuerliche Zwecke, sondern auch zur zivilrechtlichen Risikovorsorge Dokumente und sonstigen Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren, dass sie im Streitfall Beweis führen können. Ordnungsgemäße Aufbewahrung bedeutet, dass während der notwendigen Aufbewahrungsdauer sichergestellt wird, dass die Unterlagen a) gegen unzulässige Manipulationen geschützt und b) auch wieder reproduzierbar sind.
Bezug zu ECM
Diese Kernfunktion ist auch heute oft noch der erste Grund für den Einsatz von ECM-Lösungen. Der Manipulationsschutz marktgängiger Lösungen ist heute so weit anerkannt, dass die Finanzverwaltung das ersetzende Scannen – also den Verzicht auf die Papieroriginale – seit 1995 mehrfach als übliche und gesetzeskonforme Praxis schriftlich bestätigt hat, zuletzt in der GoBD vom November 2014.
Der Markt hat sich aber in den vergangenen Jahren deutlich geändert. Gab es früher noch Lösungen, die »nur« Archivierung zur Verfügung stellten, so ist diese Funktion heute immer noch eine wichtige aber nur noch eine Funktionen neben weiteren Funktionen zur Abdeckung Dokument-bezogener Anforderungen. Eine moderne DMS-Lösung stellt über die Archivierung hinaus auch Freigabe und Genehmigungsfunktionen, Versionierung für lebende Dokumente (die erst am Ende eines Bearbeitungszyklus ggf. archiviert werden), Akten- und Workflowfunktionen sowie Werkzeuge zur Integration in andere Anwendungen zur Verfügung.
