Digitales Büro: Wie der Umzug in die Cloud gelingt

• Bitkom veröffentlicht Leitfaden mit Anwendungsbeispielen und Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz

Berlin, 1. Februar 2022 – Online am selben Dokument arbeiten, statt Aktenordnern die Ablage digital organisieren oder Rechnungen elektronisch erstellen und versenden – die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen zu einem Digitalisierungsschub geführt. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es aber häufig am Know-how, um solche Lösungen zu etablieren. Der neue Leitfaden „Das Digital Office aus der Cloud“ des Digitalverbands Bitkom will hier Abhilfe schaffen und Beispiele für entsprechende Angebote aus der Cloud liefern. „Wer auf Cloud-Dienste setzt, muss nicht zu Beginn hohe Summen in Hardware und Lizenzen investieren, sondern zahlt für die Leistung, die genutzt wird – und die mit dem eigenen Bedarf mitwachsen kann“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Dazu kommt, dass Digitalisierungsprojekte, die auf Cloud-Lösungen zurückgreifen, häufig schneller zu realisieren sind. In der Corona-Pandemie mit ihren wirtschaftlichen Folgen für viele Unternehmen ist Zeit ein wichtiger Faktor.“

Der Leitfaden widmet sich nach einer kurzen Einführung über die Bedeutung von Geschäftsprozessen drei Hauptanwendungen im digitalen Büro: dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM), der Ressourcenplanung (ERP) und dem Dokumenten- und Workflowmanagement (ECM). Dabei geht es jeweils um konkrete Anwendungsmöglichkeiten, etwa um den Einsatz von CRM-Systemen im Vertrieb oder im Projektmanagement, den ERP-Einsatz bei Beschaffung oder Rechnungsbearbeitung oder die Nutzung von ECM für Archivierung oder Vertragsmanagement.

Ein gesondertes Kapitel befasst sich praxisnah mit den Anforderungen an die Cloud-Nutzung für das Digital Office: Welche Vorgaben des Datenschutzes sind zu erfüllen? Wie lässt sich die Sicherheit in der Cloud gewährleisten? Und welche Bedeutung haben die Migration bestehender Anwendungen und ihrer Daten sowie Schnittstellen zu Unternehmenslösungen, die nicht in die Cloud verlagert werden? „Cloud-Lösungen können ein Treiber der Digitalisierung in den Unternehmen sein“, so Britze. „Das Digital Office gewährleistet die ortsunabhängige und medienbruchfreie Zusammenarbeit und liefert damit einen konkreten Beitrag zur Wertschöpfung.“