Die DIN EN ISO 9000:2015 definiert den Begriff „Prozess“ als einen Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, welcher Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet. So gesehen kann man jede Art von Tätigkeit als Prozess betrachten. Der gesamte betriebliche Leistungsumfang besteht demnach aus vielen einzelnen Prozessen, bei denen der Output (Ergebnis) eines Prozesses der Input (Eingabe) für den nächsten Prozess ist.

Da nahezu alle Geschäftsprozesse mit einem Dokument bzw. Dokumentenaustausch starten oder aus den Prozessen heraus Dokumente erzeugt werden, wurde die Notwendigkeit, Fragestellungen rund um digitale Prozesse zu bearbeiten, zunächst vom ECM-Kompetenzbereich des Bitkom erkannt, denn ECM-Systeme werden vornehmlich zur Optimierung kaufmännischer Geschäftsprozesse bei zugleich verbesserter Einhaltung regulatorischer Vorgaben eingesetzt. Auch lösen digitale Prozesse auf Basis von ECM-Systemen zunehmend Dokumente und den klassischen Dokumentenaustausch vollständig ab und bieten völlig neue Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse.