Arbeiten im Büro der Zukunft

Die digitale Transformation umfasst inzwischen alle Lebensbereiche des modernen Menschen. Für das Büro 2025 bedeutet dies: neue Arbeitskonzepte und veränderte Qualifikationen der Mitarbeiter. Sie werden zu ‚Smart Workern‘, die das Wissen des Einzelnen und das vorhandene Kollektivwissen für alle Beteiligten im Unternehmen nutzbar machen. Hilfreich werden ihnen dabei gegenwärtige und zukünftige IT-Lösungen sein.

Intelligente Soft- und Hardware, die miteinander kommuniziert und so die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe unterstützt – was nach ferner Zukunftsvision klingt, ist in der Industrie bereits Realität. Aber auch in Büros werden schon bald IT-Lösungen zum Einsatz kommen, die den Eingang eines Dokuments erkennen, den Status verknüpfter Aufgaben prüfen und vollautomatisch die nächsten Bearbeitungsphasen einleiten, bis der Prozess abgeschlossen ist. Die agierenden Systeme befinden sich im stetigen Dialog miteinander und informieren zuständige Mitarbeiter über jeden erfolgten und noch ausstehenden Arbeitsschritt. Mit Enterprise-Content-Management- (ECM) bieten IT-Dienstleister bereits entsprechend vielschichtige technologische Möglichkeiten an. Deren Vorzüge werden von vielen Unternehmen allerdings noch nicht ganzheitlich erfasst. Beispielsweise nutzt laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom zwar jeder dritte Mittelständler ein ECM, bislang jedoch nur für die Dokumentenverwaltung und -archivierung. Auf diese Weise geht jedoch ein wesentlicher Ansatz des Systems verloren. Ein ECM dient vor allem dazu, interne Workflows zu optimieren und Arbeitsabläufe grundsätzlich zu erleichtern. Folglich wird auch das unternehmenseigene Informationspotenzial besser ausgeschöpft.

Es gilt, das in Ablagefächern, E-Mail-Posteingängen und den Köpfen der Mitarbeiter enthaltene Wissen zusammenzufügen. Branchenspezifische wie branchenübergreifende Softwarelösungen helfen den Nutzern, möglichst einfach und schnell aus der Fülle an mitarbeiter- und projektbezogenen Dokumenten die benötigten Informationen zu erhalten. Sie bündeln die Anwendungsflut und damit auch die Vielzahl von Informationsquellen. In Zukunft wird dies noch viel stärker der Fall sein, um eine optimale Arbeit mit Dokumenten leisten zu können. Beispielsweise werden ECM-Lösungen keine ‚statischen‘, unflexiblen Systeme mehr sein, die auf einem firmeneigenen Server installiert sind. Stattdessen nimmt die Nutzung von Lösungen via Cloud-Computing zu. Ein Trend, dem gegenwärtig bereits viele Unternehmen folgen – aber noch lange nicht die Mehrheit.

Dabei ist der Mehrwert eindeutig: Bei dem ganzheitlichen Informationsmanagement der Zukunft müssen Benutzer für sie relevante Angaben nicht mehr in vielen verschiedenen Systemen suchen, sondern können sie über ein Interface aus allen vorhandenen Quellen ‚abgreifen‘. Es wird ein Ordnungssystem geschaffen, in dem Mitarbeiter die Dokumente – und das Wissen – ihrer Kollegen auch noch Jahre später einfach wiederfinden und nutzen können. Bei der Umsetzung eines derart effizienten Managementsystems sind Mobility und Usability wichtige Kriterien.

Business Software & Digital Office Cloud Computing Digitale Gesellschaft

Felix Lesner

Referent Digitale Geschäftsprozesse

Bitkom e.V.

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Zukunftsorientiertes Arbeiten ist eine Frage der Einstellung, kein Ort: Tätigkeiten sind immer seltener lokal fest definiert; sie verteilen sich auf verschiedene Orte und Zeiten und verlagern sich eventuell sogar direkt hin zum Kunden, Partner oder Lieferanten.

Thomas Kuckelkorn, PR & Kommunikation bei der BCT Deutschland GmbH

Mobiles Arbeiten – immer und überall

Nach der Devise ‚Bring Your Own Devices‘ werden Laptops, Smartphones und Tablet Computer zunehmend über den privaten Gebrauch hinaus genutzt. Auf beruflicher Ebene bringt diese Mobilität eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger Unabhängigkeit des Einzelnen mit sich. Zukunftsorientiertes Arbeiten ist eine Frage der Einstellung, kein Ort: Tätigkeiten sind immer seltener lokal fest definiert; sie verteilen sich auf verschiedene Orte und Zeiten und verlagern sich eventuell sogar direkt hin zum Kunden, Partner oder Lieferanten. Somit stößt das klassische 9-bis-17-Uhr-Arbeitsmodell genauso an seine Grenzen wie die traditionelle Büroarchitektur. Stattdessen können Dokumente über die Cloud jederzeit und von überall abgerufen, bearbeitet und weitergeleitet werden.

Werden stationäre PC-Systeme durch private Endgeräte ersetzt, ist es wichtig, diese sinnvoll in die IT des Unternehmens zu integrieren. Schließlich muss stets gewährleistet sein, dass Informationen an einem zentralen Ort gesichert sind. Eine Möglichkeit bieten Apps: Eine Umfrage des Bitkom ergab 2012 bereits, dass jeder Smartphone-Besitzer durchschnittlich 23 Apps installiert hat – Tendenz steigend. Es gibt Applikationen für Spiele, Musik und inzwischen auch für das mobile Büro. Dazu zählen die klassischen Programme zur Texterstellung, Tabellenkalkulation und Gestaltung von Präsentationen. Einen Schritt weiter gehen die Apps der Zukunft: Sie müssen zum einen auf das grundsätzliche Arbeiten mit mobilen Endgeräten ausgerichtet und zum anderen auf den einzelnen Sachbearbeiter bzw. seine Funktion und Arbeitsweise zugeschnitten sein. Die so stärker fokussierten Workflows im Besonderen führen zu einer beachtlichen Zeitersparnis im Allgemeinen.

In diesem Zusammenhang spielt auch die Usability eine wichtige Rolle: Mit IT-Bürolösungen als personen- bzw. funktionsspezifische App werden Mitarbeitern neue Werkzeuge an die Hand gegeben, mit denen sie ihre täglichen Tätigkeiten geradezu intuitiv erledigen können. Schließlich unterscheidet sich die Benutzeroberfläche nicht wesentlich von jenen Apps, die sie privat aufrufen. Das Ergebnis: Zufriedene Mitarbeiter und eine merkliche Effizienzsteigerung innerhalb des gesamten Unternehmens.

Neue Kommunikationsmittel für effizienten Wissenstransfer

Mehr Zeitersparnis und Effizienz ergeben sich auch durch neue interne Kommunikationsmittel: Collaboration-Tools wie Intranet oder Blogs erweisen sich – ebenso wie auf den jeweiligen Bedarf zugeschnittene Social-Media-Kanäle – zunehmend als sinnvolle Ergänzung zum klassischen E-Mail-Verkehr. Die asynchrone Kommunikation zwischen den Mitarbeitern bleibt hier weiterhin bestehen. Doch ist die Einbindung von mehreren Akteuren samt Diskussion über eine einfache Chat-Funktion deutlich erfolgsversprechender als das Bearbeiten so genannter Ping-Pong-E-Mails. Derartige Plattformen und virtuelle Projekträume bietet etwa Microsoft gegenwärtig bereits mit SharePoint, Yammer und Lync an. Hier sind die Gesprächshistorie und die hinterlegten Dokumente für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar und müssen nicht aufwendig im Posteingang gesucht werden.

Diese mannigfaltigen Kommunikationskanäle in Kombination mit einem vernetzten Arbeiten werden das zukünftige Arbeiten erleichtern, da sie einen effektiven Wissensaustausch ermöglichen. Gleichzeitig wird so der Übergang hin zum papierlosen Büro eingeläutet. Treibende Kraft wird dabei die neue Mitarbeitergeneration der ‚Smart Worker‘ sein, die über eine ausgeprägte Affinität zu modernen Technologien und Kommunikationsmitteln verfügt. Ansatzweise ist diese gegenwärtig in den Digital Natives verankert. Daher sind die zeitlich und räumlich flexiblen ‚Smart Worker‘ im Büro 2025 keine Zukunftsvision mehr, sondern bereits heute Sinnbild eines neuen Arbeitens. Dank ihres enormen Know-hows und aufgrund ihres erheblichen Wertes für den allgemeinen Wissensaustausch sind sie in der Lage, intern und extern relevante Unternehmensdaten zusammenzutragen, zu gehaltvollen Informationen anzureichern und durch Korrelationsbildung wirtschaftlich nutzbares Wissen zu schaffen.

Fazit

Das Arbeiten im Büro der Zukunft wird nicht innerhalb eines Tages umzusetzen sein. Den einen ist das selbstbestimmte Arbeiten wichtig; andere brauchen ein Team und ein festes Büro, um ihre Aufgaben erfolgreich zu meistern. Einige Mitarbeiter drucken ihre Dokumente lieber aus, als sie am PC-Bildschirm zu lesen, und sie besitzen (noch) kein Smartphone. Ihre Kollegen gehören wiederum zur Generation der Digital Natives, für die Internet, Instant Messaging und Social Media zum Alltag – privat wie beruflich – gehören. Die Herausforderung der Zukunft liegt darin, alte wie neue Generationen zu einem heterogenen Team zusammenzubringen und die Möglichkeiten der digitalen Transformation optimal auszuschöpfen.

Innerhalb der nächsten Jahre werden sich durch die neuen Kommunikationsmittel und die generelle Mobilität der Mitarbeiter die internen Arbeitsabläufe und somit auch die IT-Infrastruktur des Unternehmens sicherlich ändern. Wichtig ist dabei jedoch, nicht blind allgemeinen Trends zu folgen, sondern sich bewusst mit den technologischen, kommunikativen und organisatorischen Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Nur auf dieser Grundlage können zukunftsorientierte Konzepte verwirklicht werden, die die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit dem eigenen Geschäftsmodell in harmonischen Einklang bringen und so den Wettbewerbsfaktor Wissen unternehmerisch noch nutzbarer machen.

Autor: Thomas Kuckelkorn ist seit 2014 bei der BCT Deutschland GmbH für den Bereich PR & Kommunikation verantwortlich. Das Unternehmen mit Hauptsitz in den Niederlanden und einer weiteren Niederlassung in Belgien unterstützt seit 1985 Unternehmen vom Mittelständler bis zum internationalen Konzern mit Lösungen und Dienstleistungen im Bereich DMS, ECM und EIM. Die entwickelten Softwarelinien Elemenz, Corsa und Liber werden auch von Partnerunternehmen vertrieben.