Agentic AI Hub: Wie KI den Bürgerservice verbessern soll

Tobias Grimm:
Wie kann agentische KI Verwaltungsprozesse schneller und effizienter machen? Was braucht es, damit autonome KI-Agenten bald Anträge auf Vollständigkeit prüfen, fehlende Dokumente nachfordern, Unterlagen analysieren und am Ende vielleicht sogar Vorschläge für behördliche Entscheidungen machen? 
Genau mit diesen Fragen beschäftigt sich der „Agentic AI Hub“, eine Initiative des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung. Dort wird erprobt, wie KI sinnvoll in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann. 
Was in der Pilotphase von März bis Mai passiert ist, erklärt uns aus politischer Perspektive Thomas Jarzombek, Parlamentarischer Staatssekretär beim Bundesminister für Digitales und Staatsmodernisierung. Außerdem teilt Jasper Böckel, Co-Founder und CEO des Startups myo, seine Erfahrungen aus dem Projekt. Und damit herzlich willkommen zu Tech Weekly, dem Podcast des Bitkom, mit mir, Tobias Grimm.

Politik

Tobias Grimm:
Herr Staatssekretär, beginnen wir mit Ihnen. Was steckt denn hinter dem „Agentic AI Hub“? Welche Idee verfolgt die Initiative genau?

Thomas Jarzombek:
Die Kernidee besteht darin, dass wir die teilweise doch sehr veralteten Verfahren in den Kommunen modernisieren müssen. Wir haben über 20.000 Fachverfahren, alte Software teilweise in COBOL programmiert. Daran sind über viele Jahre viele gescheitert, das in der Fläche zu erneuern. Die Idee ist jetzt, mit jungen, wilden Startups zu schauen, ob man Lösungen finden kann. Wenn es die schon gibt, wenn sie diese schon haben, ob man sie sehr kurzfristig implementieren kann, ob die Sprache, die die Startups sprechen, und die, die die öffentliche Verwaltung spricht, miteinander funktioniert und ob wir das Ganze skalieren können. Damit wollen wir eine Chance finden, diese alten Verfahren zu erneuern und vor allen Dingen den Bürgerservice zu verbessern und auch die Effizienz in der Verwaltung zu heben. Beides scheint positiv zu funktionieren. Jedenfalls hat das in unserem ersten Batch gut geklappt.

Tobias Grimm:
Jasper, ihr wart als Startup myo in der Pilotphase dabei. Was ist denn dein Eindruck? Was habt ihr gelernt?

Jasper Böckel:
Ich glaube, Sie, Herr Jarzombek, haben bei der Auftaktveranstaltung eigentlich eine schöne Sache gesagt: Das ist die Community für die, die machen. Und was wir gelernt haben, ist, dass auch die Kommunen Teil dieser Macher sind. Also, dass da eine unglaubliche Bereitschaft ist. Die Verwaltung will Veränderung. Und dieses nachgesagte Hinterkämmerchen, das so eingestaubt sein soll, wird der Sache nicht gerecht und auch den Menschen, die dort arbeiten, nicht gerecht. Denn die haben, wie ich finde, eine ganz entscheidende Sache verstanden: dass KI und die Möglichkeiten daraus den Sozialstaat nicht etwa distanzierter machen, sondern in Teilen menschlicher machen können.
Was meine ich damit? Die Verwaltungsmitarbeiter sehen sich eigentlich als beratende Einheit und als etwas, das dem Bürger zugutekommen soll. Und sie sind gefangen in teilweise sehr repetitiven Aufgaben. In einem der ersten Austausche mit den Kommunen sagte ein Amtsleiter zu uns: Stellt euch mal vor, wir werden durch euch so entlastet, dass wir wieder unserer eigentlichen Pflicht nachkommen können, nämlich dem Bürger beratend zur Seite zu stehen, und nicht erst dann in den Prozess involviert werden, wenn ein fertiger Antrag vorliegt und wir dann anonym irgendeinen Brief nach draußen schicken. Ich finde das ganz wichtig, dass man sieht: Die Verwaltung will das, und sie sieht auch eine Chance darin. Also ja: Die Verwaltung ist Teil der Macher.

Tobias Grimm:
Herr Jarzombek, wie haben Sie das wahrgenommen? Wie ging es voran? Wie wurde das alles aufgenommen?

Thomas Jarzombek:
Was für uns sehr positiv war: Als wir den Call gestartet haben, also die Frage, wer da mitmachen will, hatten wir natürlich zwei Zielgruppen. Einmal die Startups und einmal die öffentlichen Verwaltungen. Es waren rund 400 Startups, die sich dafür interessiert haben. Das hat mich jetzt weniger überrascht. Aber wir hatten fast 200 Personen aus der öffentlichen Verwaltung, die gesagt haben: Wir haben Bock, mitzumachen. Und da haben wir uns vorher schon gefragt, ob das kulturell passt und ob das wirklich so viel Interesse erzeugt. Offensichtlich ist da ein großer Wunsch vorhanden.
Und vor allen Dingen ist das für uns jetzt ein sehr, sehr großer Wert. Wir haben jetzt eine Datei mit fast 200 Personen. Das sind keine Landräte oder Oberbürgermeister, sondern das sind Menschen genau aus der Mitte dieser Verwaltungen, die die Probleme haben und die Probleme lösen müssen und wollen. Damit haben wir die eigentlichen Entscheider am Start. Politik funktioniert manchmal so: Man redet immer nur mit den Chefs, und dann diffundiert das irgendwie in so eine Verwaltung hinein – oder auch nicht. Manchmal ist es auch ein bisschen von Zufällen abhängig. Auf dieser Ebene können wir, glaube ich, sehr gut arbeiten. Und wir haben da wirklich durch die Bank positive Feedbacks. Wir haben einmal getrennt mit den Startups gesprochen und einmal getrennt mit den Kommunen, um zu hören, wie es denn so gelaufen ist. Und auf beiden Kanälen lief es wirklich gut. Gerade die Begeisterung auf der kommunalen Seite ist für uns unheimlich viel wert, weil wir hier wirklich einen ganz neuen Weg gehen, den wir so bisher noch nicht gegangen sind.

Tobias Grimm:
Und Jasper, wie war deine Wahrnehmung? Was hat schon gut funktioniert, und wo seht ihr vielleicht noch Verbesserungspotenzial?

Jasper Böckel:
Ich glaube, sehr positiv ist zu sehen, dass so etwas wie das Hub überhaupt funktioniert. Das war eine extrem straffe Zeitschiene. Drei Monate wurden dafür ausgerufen. Und dass es jetzt in unserem Fall zum Beispiel gelungen ist, innerhalb von drei Monaten mit vier unterschiedlichen Kommunen echte Daten zu erheben und dabei substanzielle Mehrwerte empirisch nachweisbar darzustellen, das ist, finde ich, etwas, bei dem vorher ganz häufig mit einer Abwehrhaltung gesagt worden wäre: Geht nicht, wollen wir nicht.
Wir konnten zeigen, dass durch unser Verfahren 30 Prozent der Netto-Arbeitszeit von Verwaltungsmitarbeitern bei unseren Anträgen reduziert werden konnten. Und wir sind fast 45 Prozent schneller in der Bewilligung. In unserem Verfahren reden wir da nicht über Tage, sondern über Monate, um die das Ganze beschleunigt werden konnte. Und das in so kurzer Zeit. Ich finde, das ist wirklich aller Rede wert. Es geht, es ist möglich.
Natürlich gehört auch zur Wahrheit dazu, dass die Heterogenität der verschiedenen Kommunen – Föderalismus lässt grüßen – Herausforderungen mit sich bringt. Aber ich glaube, da liegt der Teufel im Detail. Und ich glaube auch, Technik erlaubt es, diese Heterogenität aufzunehmen und nicht mit einer One-size-fits-all-Lösung einfach drüberzubügeln. Aber klar: Da stößt man hier und da schon auf Herausforderungen, die dann doch sehr individuell sind.

Tobias Grimm:
Ich kann also sagen: Das ist auf jeden Fall eine erfolgreiche Pilotphase gewesen. Herr Jarzombek, wie soll es denn jetzt weitergehen? Was sind die nächsten Schritte?

Thomas Jarzombek:
Wir haben das vor allem deshalb gemacht, um daraus erst einmal zu lernen. Wo sind eigentlich die Hemmnisse? Es ist eine plausible Frage: Warum gibt es nicht heute schon zahlreiche Kooperationen zwischen Startups und Kommunen? Deshalb müssen wir jetzt zuerst die Probleme lösen. Das ist das, was wir jetzt tun werden.
Wir haben zwei Oberthemen identifiziert. Das eine ist der Datenschutz, und zwar die ganzen betrieblichen Datenschutzbeauftragten, Sicherheitsprüfungen und alles, was damit einhergeht. Dem arbeiten wir jetzt entgegen, indem wir mit der BfDI, also der Bundesdatenschutzbeauftragten, am Ende Leitlinien definieren. Es gibt auch aus der Community selbst heraus Checklisten, mit denen man Sicherheitsprüfungen besser begegnen kann. Das aggregieren wir jetzt in einen Prozess. Wir können am Ende keine kommunale Entscheidung vom Bund aus zentralisieren, das ist verfassungsrechtlich nicht möglich. Aber wir können sehr viele Instrumente bauen, die es vor Ort einfacher machen. Und das ist das, was wir tun müssen. Wir müssen denen, die das vor Ort machen wollen, einfach den Rücken stärken, damit es einfacher und schneller geht.
Das ist auch Thema Nummer zwei, nämlich die Frage: Wie macht man eine Vergabe? Das ist heute sehr kompliziert. Wenn man über bestimmte Wertgrenzen kommt, muss man europaweit ausschreiben. Das macht eine Kommune nur, wenn es absolut unvermeidlich ist. Und wir bauen jetzt in unserer Beschaffungsgesellschaft ein Beschaffungssystem auf – ich vereinfache das jetzt mal –, das es Kommunen im Prinzip ohne großen Aufwand ermöglicht, dann an Startups Aufträge zu vergeben.

Jasper Böckel:
Ich finde, Herr Jarzombek hat die wirklich wichtigen Punkte schon genannt. Und das ist vielleicht auch für uns als Startups schön zu sehen. Ich glaube, das BMDS hat die Themen absolut auf dem Schirm. Sie sind sich der Probleme bewusst, und gleichzeitig sind sie realistisch genug zu sagen: Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Sie haben das gestern, Herr Jarzombek, sehr schön gesagt: Wir arbeiten uns inkrementell vor. Man nimmt sich Probleme, löst sie, und dann kommen die nächsten.
Und trotzdem gibt es natürlich Themen, die uns sehr umtreiben. Ich glaube, was jetzt super wäre, wo man diese Erfahrungen gesammelt hat und auch Kommunen sehr positiv darüber reden, ist: die Vernetzung zwischen Kommunen zu fördern. Es gibt eben 20.000 Verfahren, glaube ich, war gestern die Zahl, und es gibt Kommunen, die darüber schon sehr positiv sprechen. Und es ist nun einmal etwas anderes, wenn ein entfernter Kollege einem berichtet, wie es war, im Vergleich zu einem Startup. Also vielleicht dort eine stärkere Vernetzung, vielleicht einen Referenzprozess zu kreieren. Ich glaube, da stand auch im Raum, vielleicht so etwas wie eine Roadshow zu machen. Also einfach: Tu Gutes, sprich darüber. Den Leuten mehr darüber mitzuteilen, was heute schon möglich ist.
Ich glaube, manchmal fehlt gar nicht die Bereitschaft, sondern die Transparenz. Und ich glaube, da kann eben dieser Stempel – und auch das, was wir heute machen – helfen. Die mediale Aufmerksamkeit, die wir natürlich durch das Hub und das BMDS gewinnen konnten, ist für uns als Startups von enormer Bedeutung.

Thomas Jarzombek:
Für uns ist jetzt wichtig, die Lösungen zu skalieren. Und dafür werden wir genau diese Instrumente bauen. Das heißt: Mit den 200 Personen, die wir jetzt schon identifiziert haben, wollen wir den Kreis noch größer ziehen, kuratierte Angebote machen und wirklich identifizieren: Wer hat welche Grundlagen, wer braucht was? Ähnlich wie bei einem Immobilienmakler – der eine sucht eine Drei-Zimmer-Wohnung in der Innenstadt, der andere ein Einfamilienhaus am Stadtrand. So ähnlich ist es bei den Kommunen auch. Wir wollen also kuratierte Lösungen anbieten. Es kommt ein stetiger Strom neuer Startups, die wir hier sichtbar machen wollen.
Und klar steht auch die Frage im Raum, ob wir das weiterführen können, ob es vielleicht einen zweiten Batch gibt und vielleicht auch ein Einführungsprogramm. Klar ist aber vor allem: Das Modell funktioniert, und wir wollen, dass diese Lösungen in 50, 100 und mehr Kommunen ankommen. Bei 11.000 Kommunen haben wir natürlich teilweise auch Kleinstgemeinden mit 15 Mitarbeitern in der Verwaltung. Ich glaube, man muss sich da schon ein Stück weit auf die größeren Gemeinden konzentrieren. Aber da haben wir schon eine ordentliche Zielgruppe.

Tobias Grimm:
Und kurz noch einmal zurück zu dir, Jasper: Was würdet ihr denn anderen Startups raten, die auch KI-Projekte mit Kommunen oder der öffentlichen Verwaltung umsetzen wollen? Wie müssen die sich fachlich, organisatorisch und auch kommunikativ aufstellen?

Jasper Böckel:
Ich glaube, ein ganz grundlegendes Verständnis der Lösungen, die man baut, ist dieses „Human in the Loop“ und die Entscheidungshoheit des Menschen. Wenn man sich unseren Prozess anguckt: Das sind hochsensible Sozialanträge. Da ist der Mensch als ultimativer Entscheider enorm wichtig. Trotzdem muss er natürlich bestmöglich unterstützt werden, diese Entscheidung zu fällen. Aber ich glaube, man muss als Startup wissen: Wir sind unterstützend tätig und fungieren eben nicht als Entscheider anstelle der Sachbearbeiter.
Organisatorisch, soweit ich an die öffentliche Hand denke, ist es sicher sinnvoll: Viele der Probleme, die wir lösen, finden sich in gewisser Weise auch in der Privatwirtschaft. Vielleicht sollte man dort ein zweites Geschäftsmodell aufbauen, viele Erfahrungen zunächst dort sammeln und dann mit einem etwas ausgereifteren Produkt und auch einer Möglichkeit, anderswo Geld zu verdienen, an die öffentliche Hand herantreten. Ich glaube, das ist organisatorisch absolut sinnvoll.
Kommunikativ gilt: Wir haben selbst Sachbearbeiter bei uns angestellt, also Leute, die Gesetzestexte verstehen, die die Sprache sprechen und die diesen Kontext kennen. Den Leuten auf Augenhöhe zu begegnen, ist, glaube ich, ganz, ganz wichtig. Mit zu viel Startup-Sprech kommt man da manchmal nicht so weit.
Und dann ist es auch ein Thema der Haltung. Ich glaube wirklich, dass man in diesem Bereich Geduld und Demut mitbringen muss. Das ist kein Bug, das ist systemisch bedingt. Und da kann man nicht mit diesem „move fast and break things“ rangehen. Das ist nicht die Mentalität, die in diesem Bereich richtig und angemessen ist. Denn wir reden hier über hochsensible Prozesse, an denen wir arbeiten dürfen. Da ist es gut, dass eben auch ein lokaler Datenschützer noch einmal einen Blick darauf wirft – so frustrierend das manchmal sein mag. Also: ein bisschen Geduld, ein bisschen Demut und das Verständnis dafür, dass am Staat ein großer Kontext dranhängt, den man vielleicht manchmal gar nicht vollständig einsehen kann.

Tobias Grimm:
Herr Jarzombek, zum Abschluss die Frage nach dem Wissenstransfer: Welche Erfahrungen aus dem „Agentic AI Hub“ sind denn aus Ihrer Sicht auch für andere Digital- und KI-Vorhaben im BMDS anschlussfähig? Also was können wir aus der Initiative für die Modernisierung der Verwaltung insgesamt lernen?

Thomas Jarzombek:
Wir haben ja zwei Blöcke, an denen wir arbeiten. Der eine ist, Komplexität abzubauen, Vorschriften abzubauen. Dafür haben wir die Modernisierungsagenda mit 83 Punkten. Wir haben eine föderale Modernisierungsagenda mit über 200 Punkten. Da sind wichtige Themen drin, zum Beispiel Datenschutzbeauftragte in Unternehmen abzuschaffen, wo sie nicht nach DSGVO notwendig sind. Das wird zehntausende Betriebe entlasten.
Und alles das, was wir quasi nicht wegbekommen, müssen wir automatisieren. Dafür ist KI wichtig. KI ist für uns ein absolutes Schlüsselthema.
Und zum Zweiten glaube ich auch – mein persönlicher Track Record ist, dass ich mich immer für Startups engagiert habe –, und das tue ich natürlich auch in der neuen Rolle. Wir brauchen einen klaren Weg für Startups. Im Koalitionsvertrag steht ganz klar: der Staat als Ankerkunde. Ich sehe, dass junge Unternehmen, wenn sie erst einmal eine Stadt wie Düsseldorf oder München als Kunden haben, das natürlich auch bei der Akquise weiterer Kunden hilft – übrigens auch in der privaten Wirtschaft. Ich bin ohnehin kein Fan von reinem GovTech, sondern man muss das immer mit der Wirtschaft zusammendenken. Und natürlich hilft es auch dabei, Kapitalgeber einzuwerben.
Auf der anderen Seite hilft es natürlich, wirklich innovative Lösungen hineinzubringen. Denn die gesamte Szenerie in der öffentlichen Verwaltungs-IT ist nicht besonders dynamisch. Das sieht man im Ergebnis an den Lösungen, die heute da sind. Deshalb belebt Konkurrenz das Geschäft, frischer Wind ohnehin. Und wir wollen Startups ganz klar in den Deutschland-Stack hineinbringen und hier Lösungen skalieren. Wir wollen Startups in die Kommunen hineinbringen. Und darüber denke ich morgens, mittags und abends nach: Wie wir noch mehr für Start-ups tun können, um mehr Dynamik in unsere gesamte Bundes- und föderale IT-Landschaft zu bringen.

Tobias Grimm:
Herr Jarzombek, Jasper, vielen Dank für das Gespräch.

Der Terminkalender 

Tobias Grimm:
Mit dem Ausblick auf Kalenderwoche 26, in der wieder eine Sitzungswoche im Deutschen Bundestag ansteht. Dort wird am 25. Juni der neue Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit gewählt. 
Am selben Tag findet die Ministerpräsidentenkonferenz mit Bundeskanzler Friedrich Merz in Berlin statt. Sie soll vor allem Themen zur Staatsmodernisierung umfassen. 

In Brüssel kommt die Europäische Kommission am 24. Juni zur wöchentlichen Kommissionssitzung zusammen, um den Omnibus zur Besteuerung und den Omnibus zu Energieprodukten vorzustellen. 

Und Event-seitig steht am 26. Juni der bundesweite Digitaltag auf dem Programm. Bei Deutschlands größtem Aktionstag für digitale Teilhabe sind über 2.500 Aktionen geplant, um digitale Technologien zu entdecken. 

Anlässlich des Digitaltages veröffentlichen wir am 22.6 eine weitere Podcastfolge von Wintergerst trifft. Diesmal ist Verena Bentele, Präsidentin des Sozialverbandes VdK Deutschland zu Gast. In dem Gespräch geht es um die Frage, wie Digitalisierung Teilhabe stärken kann, ohne Menschen auszuschließen. 
Das war der Ausblick auf die nächste Woche. Für weitere Nachrichten aus der Digitalbranche, schaut gerne auf Bitkom.org vorbei. 
Danke fürs Zuhören und bis nächsten Freitag.