Hinweise zum Datenschutz für hybride Veranstaltungen

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Hybridveranstaltungen informieren. Die Teilnahme ist sowohl vor Ort als auch online möglich.

1. Verantwortlichkeit

1.1. Teilnahme vor Ort

Für die Datenverarbeitung bei der Veranstaltung vor Ort ist der

Bitkom e.V.
Albrechtstraße 10
10117 Berlin
030 27576-0
bitkom@bitkom.org

(nachfolgend: „wir“), verantwortlich.

1.2. Teilnahme Online

Verantwortlich für die Datenverarbeitung bei der Online-Teilnahme ist das Unternehmen, das Sie zu dem Online-Meeting der hybriden Veranstaltung eingeladen hat.

Soweit Sie die Internetseite der Onlinemeeting-Anbieter aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um die ggf. benötigte Software für die Nutzung des Onlinemeeting-Dienstes herunterzuladen.

2. Zwecke der Datenverarbeitungen und Rechtsgrundlagen

2.1. Anmeldung zur Hybridveranstaltung

Die im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung als Pflichtangaben erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Durchführung der Veranstaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist zur Teilnahme zwingend erforderlich.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, optional weitere Daten von Ihnen anzugeben. Diese Daten verarbeiten wir auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung dieser freiwilligen Daten verbunden.

2.2. Profil in der Eventplattform

Sofern das Event mit der unterstützenden Event-App Swapcard umgesetzt wird, wird für Sie, zur Teilnahme an diesem Event, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO ein Nutzerprofil erstellt, in dem Ihr Name, Ihre E-Mailadresse, Ihre Position und Ihr Unternehmen hinterlegt werden. Ohne Erstellung eines Nutzerprofils können Sie nicht vollumfänglich alle Services des Events nutzen. 

Ihr Profil ist grundsätzlich so eingestellt, dass Ihre Angaben nicht für andere App-Nutzer sichtbar sind. Wir würden uns jedoch freuen, wenn Sie Ihre Daten auch für andere Nutzer sichtbar machen, um den Informationsaustausch und das Networking zu fördern. Sie können Ihrem Nutzerprofil darüber hinaus optional weitere Daten von Ihnen hinzufügen, z.B. ein Profilbild. Die vorgenannten Datenverarbeitungen sind freiwillig und basieren auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können, z.B. durch Änderung oder Löschung Ihrer Profileinstellungen oder unter datenschutz@bitkom.org.

Weitere Informationen rund um Swapcard und die Networking App erhalten Sie hier: www.swapcard.com/privacy-policy.

2.3. Datenweitergabe an Sponsoren  

Wenn das Hybridevent durch Sponsoren oder Partnerunternehmen unterstützt wird, haben Sie die Möglichkeit, der Weitergabe Ihrer Daten an unsere Partnerunternehmen / Sponsoren zuzustimmen, so dass diese Ihnen werbliche Informationen zukommen lassen können. Die Datenweitergabe an unsere Partnerunternehmen / Sponsoren erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Unsere Partnerunternehmen / Sponsoren können Sie der im Einwilligungstext verlinkten Übersicht entnehmen.

Einige der Sponsoren haben ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union. Einige dieser Länder gelten datenschutzrechtlich als unsichere Drittländer, weil dort die Datenschutzgesetze allgemein personenbezogene Daten nicht in demselben Maße schützen, wie es in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union der Fall ist. So kann nicht ausgeschlossen werden, dass Behörden erlaubt wird, auf Daten zuzugreifen, ohne dass die Betroffenen effektiven Rechtsschutz gegen diesen Zugriff geltend machen können. Ferner können die Rechte der Betroffenen eingeschränkt sein.

Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig und für die Veranstaltungsteilnahme nicht erforderlich. Sie können die Einwilligung zudem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail unter datenschutz@bitkom.org widerrufen. Bitte beachten Sie, dass ab dem Zeitpunkt der Datenübermittlung, insbesondere für die Zusendung der Werbung, die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit bei unserem Partnerunternehmen / Sponsor liegt.

2.4. Newsletter und Informationen über Veranstaltungen und Mitgliedschaft beim Bitkom

Sofern Sie sich für die Hybridveranstaltung über eine Webseite angemeldet haben, besteht zusätzlich die Möglichkeit, sich freiwillig für den Newsletter bzw. zu Mailings für künftige Veranstaltungen und Dienstleistungen sowie Informationen zur Mitgliedschaft bei der Bitkom-Gruppe (Bitkom e.V., Bitkom Servicegesellschaft mbH und DFA Digital für alle gGmbH) anzumelden. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie zur Verifizierung Ihre E-Mailadresse bestätigen müssen (sog. Double-Opt-In-Verfahren). Rechtsgrundlage für die Speicherung der E-Mailadresse und die Zusendung der Informationen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine unkomplizierte Möglichkeit zum Widerruf erhalten Sie z. B. über den in jeder E-Mail vorhandenen Link zur Abbestellung.

Im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter und zum Mailing speichern wir über die bereits genannten Daten hinaus weitere Daten, sofern diese erforderlich sind, damit wir nachweisen können, dass Sie unseren Newsletter bestellt haben. Dies kann die Speicherung der vollständigen IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bestellung bzw. der Bestätigung des Newsletters umfassen, sowie eine Kopie der von uns versendeten Bestätigungsmail. Die entsprechende Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und erfolgt in dem Interesse, über die Rechtmäßigkeit der Einwilligung Rechenschaft ablegen zu können.

2.5. Besonderheiten einer Hybridveranstaltung

a) Teilnahme über die Onlinemeeting Software Zoom oder Microsoft Teams

Sofern Sie an der Hybridveranstaltung online teilnehmen, erfolgt die Teilnahme in der Regel über die Onlinemeeting Software „Zoom“. „Zoom“ ist ein Dienst der Zoom Video Communications Inc, die ihren Sitz in den USA hat. Unter Umständen kann die Teilnahme auch über die Onlinemeeting Software „Microsoft Teams“ erfolgen. „Microsoft Teams“ ist ein Dienst der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat.

Bei Teilnahme an einem Online-Meeting können diese Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, IP-Adressen der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers, Geräte-/ Hardware-Informationen
• bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
• bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten.

Die genannten Daten verwenden wir zur Durchführung des Online-Meetings im Rahmen der hybriden Veranstaltung.

Wenn es zur Protokollierung der Ergebnisse der Teilnahme am Online-Meeting der hybriden Veranstaltung erforderlich ist, werden wir die Texteingaben protokollieren.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung des Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung des Online-Meetings benötigten Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Wir informieren Sie bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit Sie in einem Arbeitsverhältnis zu uns stehen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen und diese effizient zu gestalten, soweit Sie Teilnehmerin oder Teilnehmer eines Online-Meetings sind, ohne zugleich Beschäftigter zu sein).

b) Aufnahme und Livestream

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir einige unserer hybriden Veranstaltungen aufzeichnen oder live streamen werden. Aufgrund der Kameraeinstellung am Veranstaltungsort werden gegebenenfalls auch die Teilnehmenden vor Ort gefilmt und aufgezeichnet.  Sobald wir beabsichtigen eine Veranstaltung aufzuzeichnen oder live zu streamen, werden wir Ihnen dies vorab mitteilen und Ihre Einwilligung einholen. Dies gilt sowohl für die Teilnahme vor Ort als auch für die Teilnahme beim Online-Meeting. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der Onlinemeeting-Software angezeigt.

Die Aufzeichnung und der Livestream erfolgt auf Grundlage der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

2.6. Information über geplante Fotoaufnahmen auf der hybriden Veranstaltung

Zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit fertigen wir auf der hybriden Veranstaltung Fotoaufnahmen an, insbesondere von Personen, die eine besondere Rolle einnehmen (z.B. solche, die eine Rede halten oder sich auf einer Bühne präsentieren) sowie Gruppierungen von Teilnehmenden der Veranstaltung vor Ort und des Online-Meetings. Es werden zudem Fototaufnahmen angefertigt, die die Atmosphäre des Events darstellen.

Wir veröffentlichen diese Fotos

• auf der Bitkom-Webseite,
• auf unseren Seiten in den sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Twitter und Instagram sowie im Bitkom-Mitgliederportal,
• zur Erstellung eines Foto-Recap oder Highlightvideos der Veranstaltung.

Sofern Sie auf diesen Fotoaufnahmen nicht erscheinen möchten, bitten wir Sie darum, dies der Fotografin bzw. dem Fotografen mitzuteilen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung hinsichtlich der Aufnahme von Fotos ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Lichtbildern zu dokumentieren und diese dann zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden). Sie können der Datenverarbeitung widersprechen.

3. Datenempfänger und Datenweitergabe an Dritte

Wir übermitteln Ihre Daten nur an Dritte, sofern eine datenschutzrechtliche Übermittlungsbefugnis besteht oder Sie in die Datenweitergabe eingewilligt haben, z.B. bei unseren Partnerunternehmen / Sponsoren.

Bei einigen unserer Hybridevents unterstützen uns externe Dienstleister bei der Durchführung der Veranstaltung.  In diesem Fall geben wir die erforderlichen Daten an den entsprechenden Dienstleister weiter, z.B. an die Xing Events GmbH, die uns im Rahmen des Anmeldeprozesses unterstützt. Die Datenschutzhinweise der XING Events GmbH können Sie unter folgendem Link abrufen: privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Inhalte, die aus dem Online-Meeting stammen, allen Teilnehmenden zur Verfügung stehen. Sofern Sie online an der Veranstaltung teilnehmen, hat der Anbieter der Onlinemeeting-Software Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Dies gilt nicht, soweit wir ein Online-Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchführen. In diesem Fall kann der Anbieter der Onlinemeeting-Software nicht auf die Inhalte eines Online-Meetings zugreifen. Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte.

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, die zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben, geben wir Ihre Daten im erforderlichen Umfang an andere Gesellschaften der Bitkom-Gruppe weiter.

Gegebenenfalls befinden sich einige der von uns eingesetzten Dienstleister in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union, für das kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt und das einen niedrigeren Datenschutzstandard als die Europäische Union aufweist. Dies kann dazu führen, dass Dritte, z.B. Sicherheitsbehörden, Zugriff auf Ihre Daten erhalten, ohne dass Sie hiervon Kenntnis erlangen oder dass Ihre Betroffenenrechte eingeschränkt werden. In diesen Fällen verpflichten wir die Dienstleister durch sog. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder durch gleichermaßen geeignete Maßnahmen zur Einhaltung eines europäischen Datenschutzniveaus. Weitere Informationen oder Kopien erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten.

4. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies zur Erfüllung der angegebenen Zwecke erforderlich ist oder für die Dauer von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die im Rahmen der Veranstaltungsteilnahme verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Veranstaltung gespeichert und gelöscht, sobald diese zur Vertragsdurchführung und -abwicklung nicht mehr benötigt werden (i.d.R. nach drei Jahren) und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (mehr) bestehen.

Sofern Sie unseren Newsletter abonniert bzw. in unser Mailing eingewilligt haben, speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Die Daten, die wir zum Nachweis der Newsletter-Einwilligung benötigen, speichern wir darüber hinaus bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von drei Jahren.

5. Rechte der betroffenen Person

Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) sowie auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen, sofern die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@bitkom.org.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.

6. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

datenschutz nord GmbH
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin
E-Mail: office@datenschutz-nord.de