Personalakte und mobiler Bewerbungsprozess

Dokumente erfassen, hochladen und einsehen

Aus unternehmerischer Sicht sind papierbasierte Prozesse risikobehaftet, teuer, unübersichtlich und ineffizient. Da viele Prozesse bereits vollumfänglich digital abgewickelt werden, bietet sich die Ergänzung um eine Mobile Anwendung in diversen Bereichen an.

Für das Personalmanagement und die Bewerbung auf eine Stelle innerhalb eines Unternehmens, bietet sich eine sichere und mobile Anwendung an.

Über die App kann der Mitarbeiter sich beispielsweise direkt intern auf eine offene Stelle bewerben. Er hat die Möglichkeit, Anschreiben, Lebenslauf, Zertifikate und weitere Dokumente abzufotografieren, oder aber aus dem Gerätespeicher hinzuzufügen und als neue Bewerbung hochzuladen.

Zusätzlich kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Zugriff auf unterschiedlichste Dokumente aus dem Archiv gewähren. Ein Typisches Anwendungsszenario wäre die Zustellung der Gehaltsabrechnung über die App und nicht klassisch via Post/Brief. Darüber hinaus können weitere Dokumente aus der Personalakte bequem und sicher am mobilen Endgerät aufgerufen und eingesehen werden.

Der digitale Bewerbungsprozess stellt sich folgendermaßen dar:

  • 1. App öffnen
  • 2. Für einen Job bewerben
  • 3. Dokumente hochladen (Anschreiben, Lebenslauf, Zertifikate)
  • 4. Dokument abfotografieren, Zuschneiden, prüfen und bestätigen
  • 5. Aus dem Fotoalbum (Interner Speicher) laden
  • 6. Dokumente hochladen
  • 7. App Server verarbeitet die Anfrage
  • 8. App Server archiviert die Dokumente
  • 9. App Server initialisiert den Workflow/Prozess
  • 10. Der zuständige Mitarbeiter erhält die Benachrichtigung über die neue Bewerbung
  • 11. Weiterverarbeitung durch den Mitarbeiter

Die Vorteile für den Mitarbeiter sind hierbei, dass er keine Anhänge und Dokumente mehr mit dem stationären Scanner einscannen muss, diese können einfach via Mobile Capture erfasst werden. Weitere bereits digital vorhandene Dokumente, wie z.B. ein Lebenslauf oder Anschreiben, können ebenfalls digital hochgeladen werden. Der unmittelbare Zugriff auf die eigene Personalakte und die Gehaltsabrechnung vermeiden lästige Papierarbeiten Zuhause.

Ein wesentlicher Vorteil für das Unternehmen ist der einheitliche Eingangskanal, eine einheitliche Struktur der Dokumente und Daten sowie das direkte Auslösen von Geschäftsprozessen/Workflows und der Archivierung. Zusätzlich können Druck- und Portokosten bei der Zustellung von Dokumenten eingespart werden.

Als weitere Ausbaustufe kann der Bewerbungsprozess für Außenstehende zur Verfügung gestellt werden, um auch hier den Prozess transparenter und einfacher gestalten zu können. Viele Unternehmen akzeptieren bereits ausschließlich Bewerbungen über die eigene Online Plattform. Hier wäre die mobile Ergänzung sinnvoll und einfach zu realisieren. Zusätzlich kann eine Übersicht zum aktuellen Verarbeitungsstatus mit angeboten werden. Hierdurch ist der Bewerber stets über den aktuellen Stand informiert.

Bild zum Ansprechpartner

Frank Früh

Bereichsleiter ECM Bitkom e.V.

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