01.02.2017Öffentliche Aufträge – ITK des Staates elektronisch und marktgerecht einkaufen

Die digitale Transformation der Verwaltung erfordert den gezielten Einsatz leistungsfähiger Informationstechnologie. Hierfür kauft die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen IT-Leistungen im Volumen von ca. 20 Mrd. EUR jährlich ein, Tendenz steigend (vgl. Bitkom 2013). Als größter IT-Einkäufer in Deutschland hat der Staat eine enorme Marktmacht und damit erheblichen Einfluss auf den Wettbewerb. Von der verstärkten Zentralisierung des Einkaufs verspricht er sich hohe Einsparungen. Es besteht dabei die Gefahr, dass Wettbewerb und Innovation durch immer größer werdende Ausschreibungen auf der Strecke bleiben. Einsparpotenziale lassen sich jedoch leichter mit einer konsequenten Digitalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses erzielen.

Bild zum Ansprechpartner

Felix Zimmermann

Bereichsleiter Public Sector Bitkom e.V.

Status Quo

  • Das Vergaberecht für EU-weite Ausschreibungen wurde kürzlich reformiert. Öffentliche Auftraggeber profitieren einseitig von neuen Verfahrensinstrumenten und erweiterter Flexibilität, etwa durch stark verkürzte Fristen, weite Spielräume für öffentliche Kooperationen und Inhouse-Vergaben, weite Freiheiten bei Kündigung und Anpassung von Verträgen sowie durch die Ausweitung von Zuschlagskriterien auf Produktionsbedingungen. Regelungen zum Schutz der Auftragnehmer und zur Verbesserung der Transparenz wurden vernachlässigt.
  • Auch nach der Vergaberechtsreform bleibt es bei einem Flickenteppich unterschiedlicher Ländervergabegesetze. Das erschwert die Rechtsanwendung deutlich.
  • Start-ups, kleine und mittlere Unternehmen sind hoch innovativ. Das öffentliche Auftragswesen ist gleichwohl nicht in der Lage, zu einem attraktiven Geschäftsfeld für diese Unternehmen zu werden. Eine nicht gelöste Heraus-forderung sind unverhältnismäßig hohe Eignungsanforderungen und übermäßig große Lose.
  • Die elektronische Vergabe (E-Vergabe) ist nach neuer Rechtslage verpflichtend. Die Digitalisierung des Beschaf-fungsprozesses im Vorfeld und im Nachgang eines Vergabeverfahrens unter Einbeziehung der Geschäftsprozesse beim Auftragnehmer spielt nur bei wenigen Beschaffern eine Rolle.
  • Es besteht in Bund und Ländern eine äußerst heterogene Rechtslage zu beschäftigungspolitischen Zielen, Nachhal-tigkeitskriterien und Umweltaspekten im Vergabeverfahren.

Ziele

  • Transparenz stärken: Es reicht nicht, lediglich auf den verantwortungsvollen Umgang der öffentlichen Auftraggeber mit ihrer Marktmacht zu vertrauen. Es müssen effektive Instrumente für Transparenz und Kontrolle der Vergaben erhalten bleiben und teilweise neu geschaffen werden.
  • Vergaben bundesweit einheitlich gestalten: Vergaberecht und Vergabeverfahren müssen bundesweit für EU-weite und nationale Ausschreibungen harmonisiert und standardisiert werden. Es gibt keinen nachvollziehbaren Grund für die zum Teil sehr unterschiedlichen Rechtslagen in den unterschiedlichen Bundesländern.
  • Innovatives und wettbewerbsfähiges Ökosystem schaffen: Die wirtschaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln ist mehr, als der Einkauf der preisgünstigsten Lösung. Durch den öffentlichen Einkauf muss ein innovatives und wettbewerbsfähiges Ökosystem aus national und international agierenden großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen sowie Start-ups weiter wachsen können. Nur so kann der Staat auch zukünftig erwarten, dass er für ihn passende Leistungen auf dem freien Markt einkaufen kann.
  • Angemessene Eignungsanforderungen stellen: Start-ups und KMU benötigen einen besseren Zugang zum Markt für öffentliche Aufträge. Statt einer vollständigen Eliminierung von Risiken sollte der Staat zu einem angemessenen Risikomanagement übergehen.
  • Den gesamten Einkaufsprozess digitalisieren: Die Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens muss weiter vorangebracht werden. Es darf nicht allein bei der elektronischen Abbildung des Vergabeverfahrens durch die E-Vergabe bleiben. Auch im Vorfeld und im Nachgang von Vergaben lassen sich z.B. mit der E-Rechnung oder mit elektronisch gestützten Bedarfserhebungen weitere Einsparpotenziale erzielen.
  • Vertragliche Risiken angemessen regeln: Risiko und Haftung der Unternehmen müssen im Verhältnis zu ihren tatsächlichen Einwirkungsmöglichkeiten stehen. Bieter können nicht für Unternehmen haften, die sich tief in ihrer Lieferkette befinden und auf die sie keinen Einfluss haben.

Politische Vorschläge

  • Bundesvergabegesetz einführen: Deutschland braucht ein bundesweit einheitliches Bundesvergabegesetz für alle öffentlichen Aufträge.
  • Rechtsschutz im Unterschwellenbereich einführen: Für Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte muss es einen effektiven Rechtsschutz für Unternehmen geben. Als Blaupause hierfür eignet sich der vereinfachte Primär-rechtsschutz in den Bundesländern Sachsen und Thüringen.
  • Transparenz stärken: Öffentliche Auftraggeber müssen gesetzlich dazu verpflichtet sein, Auftragsvolumina von Inhouse-Vergaben und interkommunalen Kooperationen öffentlich bekannt zu machen. Die derzeit bestehende Rechtslage macht es unmöglich, die Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen nachzuvollziehen. „Make-Or-Buy“-Entscheidungen des Staates müssen anhand von Kennzahlen und Wirtschaftlichkeitsanalysen belegt und nachvollziehbar gemacht werden.
  • Mittelstandsklausel konsequent anwenden: Um die Beteiligung von innovativen Start-ups und kleinen und mittel-ständischen Unternehmen zu ermöglichen, dürfen nicht übertrieben hohe Eignungsanforderungen gestellt wer-den. Bei der Vergabe großer öffentlicher Aufträge sollten entsprechende vergaberechtliche Instrumente eingesetzt werden, z.B. Multi-Vendor-Strategien, vorab veröffentlichte Rahmenvertrags-Roadmaps, konkrete Abrufzahlen bei Rahmenvereinbarungen und Losaufteilung.
  • Managementprozesse verbessern: Öffentliche Einkäufer benötigen ein verbessertes Management der Prozesse im Vorfeld und im Nachgang eines Vergabeverfahrens. Im Bereich von IT-Leistungen gehört dazu u.a. ein explizites Vertrags- und Lizenzmanagement.
  • Personal in den Vergabestellen aufstocken: Die Vergabestellen müssen mit mehr Personal ausgestattet werden und dazu befähigt werden, öffentliche Ausschreibungen im Ober- und Unterschwellenbereich zukünftig vollelekt-ronisch durchführen zu können.