Arbeitskreis ECM-Compliance

Art des Gremiums:
Arbeitskreis
Kompetenzbereich:
ECM
Informationen für Bitkom-Mitglieder:
Mitgliederportal

Compliance bzw. Regelkonformität ist in der betriebswirtschaftlichen Fachsprache der Begriff für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in Unternehmen, aber auch von freiwilligen Kodizes. Compliance versteht sich als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, die auch alle Teilbereiche des ECM betrifft. ECM-Compliance umfasst die Einhaltung sowohl gesetzlicher als auch unternehmensinterner Anforderungen im ECM-Umfeld. Basis jeder ECM-Compliance ist die Revisionssicherheit. Zu den Compliance-Anforderungen im ECM gehören hauptsächlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit, um nur einige Anforderungen an einen sicheren, Compliance-konformen ECM-Einsatz zu nennen. Wichtig ist, dass die Umsetzung von Compliance als ein dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst wird.

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Frank Früh

Bereichsleiter ECM Bitkom e.V.

Ziele & Aktivitäten

Ziele:

  • Begleitung von Gesetzgebungs-, Verordnungs- und Normierungsvorhaben
  • Erarbeitung und Verbreitung von Sammlungen und Kommentaren zum Thema Compliance
  • Praxisnahe Hilfestellungen für Anwender von ECM-Systemen

Aktivitäten:

  • Erstellung von Publikationen, Leitfäden und Stellungnahmen
  • Gegenseitiger Austausch zum Thema Compliance
  • Umsetzung von Projekten vorrangig in Öffentlichkeitsarbeit / Marketing
  • Pressearbeit, Messeauftritte, Durchführung von Konferenzen und AK-Meetings, Foren und Networking mit Anwendern
  • AK-Meetings: 2 physische Treffen pro Jahr. Virtuelle Treffen werden bei Bedarf festgelegt.

Themen

  • Regeln zur Erfüllung einer ECM-Compliance: Nationale, europäische Regeln und internationale Vorschriften
  • Information Management- und ECM Compliance Policies
  • Compliance im E-Mail-Management und Datenschutz bei der elektronischen Dokumentenaufbewahrung
  • Elektronischer Rechnungsaustausch unter Einbeziehung des ZUGFeRD- Formats
  • Besondere Anforderungen an die ECM-Compliance durch die GoBD
  • Relevante Zertifizierungen und Testate für ECM Systeme

Weitere Informationen

Aktuelle Ergebnisse:

Vorsitzender: Stefan Groß, (PSP Peters Schönberger GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft)

Stellvertretende Vorsitzende: Jürgen Biffar, (DocuWare GmbH), Thorsten Brandt (Zöller & Partner GmbH)

Weitere aktive Mitgliedsunternehmen: 1&1 De-Mail GmbH, Compario Media-Edition-Consult, d.velop AG, Easy Software AG, ELO Digital Office GmbH, GreeNova Services GmbH, Unify GmbH & Co. KG

Jahresprogramm 2016

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Frank Früh

Bereichsleiter ECM Bitkom e.V.